Rozlicz projekt
W momencie zakończenia projektu obowiązkiem jest złożenie sprawozdania
z realizacji projektu i wniosku o płatność końcową. Wniosek o płatność jest podstawowym dokumentem do wypłaty przyznanej dotacji w formie zaliczki refundacji częściowej lub całkowitej.
Jeżeli znajdą się błędy we wniosku lub niejasności będziesz musiał uzupełnić wniosek lub go poprawić. Jeżeli realizujesz projekt niezgodny z założeniami zawartymi we wniosku, bądź nie osiągnąłeś zamierzonego celu to dotacja zostanie Ci cofnięta. W takiej sytuacji musisz zwrócić całość lub część dotacji.
O płatność występujesz, gdy:
- wnioskujesz o przekazanie zaliczki na realizację projektu,
- wnioskujesz o refundację kosztów, które już poniosłeś,
- chcesz rozliczyć otrzymane zaliczki – wtedy musisz wykazać wydatki, które poniosłeś opłaciłeś z otrzymanych wcześniej zaliczek,
- jesteś jednostką sektora finansów publicznych, a środki na projekt zostały zapisane
w Twoim budżecie – rozliczenie wydatków,
Wnioskując o przekazanie zaliczki, jej wysokość kalkulujesz na podstawie kosztów, jakie planujesz ponieść w okresie poprzedzającym złożenie kolejnego wniosku/sprawozdania. Równocześnie musisz wziąć pod uwagę dopuszczalne limity wysokości zaliczki określone
w umowie o dofinansowanie.
Jeżeli wniosek służy rozliczeniu poniesionych już kosztów w części finansowej przedstawiasz zestawienie wydatków, odnosząc je do szczegółowego budżetu z wniosku
o dotację. Zazwyczaj wymagane jest także załączenie kopii dokumentów księgowych potwierdzających poniesienie tych wydatków.
Realizując projekt bardzo ważne jest, aby zbierać wszelkie związane z nim dokumenty, ponieważ będzie trzeba je przedstawić razem z wnioskiem o płatność aby otrzymać wpłatę przyznanego dofinansowania
Będziesz musiał je przedstawić wraz z wnioskiem o płatność, aby otrzymać wypłatę przyznanego dofinansowania.
Konieczne są dokumenty potwierdzające nabycie i instalację środków trwałych, budowę obiektów lub skorzystanie z usług przewidzianych w projekcie. Również wymagane są faktury i potwierdzenia przelewów, ale również protokoły przekazania towarów, odbioru zleconych prac czy wykonania usług. Jeżeli w ramach projektu zatrudniałeś pracowników – niezależnie od tego czy ich wynagrodzenie podlegało dofinansowaniu – musisz dysponować pełną dokumentacją potwierdzającą przeprowadzenie obiektywnego procesu rekrutacji, zawarcie umów oraz wywiązywanie się ze zobowiązań wobec zatrudnionych, ZUS i skarbu państwa.
Każdy dokument księgowy powinien być oznakowany w sposób przypisujący go jednoznacznie do konkretnego projektu. Dokumenty dotyczące realizowanego projektu powinny być księgowane w sposób umożliwiający ich szybką, łatwą i jednoznaczną identyfikację. Płatności w projekcie muszą się odbywać za pośrednictwem osobnego konta bankowego wskazanego w umowie dotacji.
Dokumentacja finansowa w projekcie może podlegać kontroli w momencie weryfikacji wniosków o płatność, a czasem dopiero podczas realizacji projektu.