Możliwość ujęcia kosztów rekrutacji w ramach kosztów bezpośrednich w projektach Regionalnego Programu Operacyjnego WŚ 2014-2020
W związku z licznymi pytaniami Beneficjentów, dotyczącymi możliwości rozliczania kosztów rekrutacji uczestników projektów Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach kosztów bezpośrednich projektu, przedstawiamy stanowisko Ministerstwa Rozwoju w tej sprawie.
Zgodnie z pkt 2 podrozdziału 8.4 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS na lata 2014 – 2020 z dnia 19 lipca 2017 r., zawierającym definicję kosztów pośrednich projektu w brzmieniu: „koszty administracyjne związane z obsługą projektu” oraz katalog otwarty tychże kosztów – koszt rekrutacji uczestników projektu EFS, należy uznać co do zasady za koszt pośredni. Niemniej jednak Instytucja Koordynująca EFS dostrzega możliwość rozliczenia kosztów rekrutacji w kosztach bezpośrednich projektu w przypadku podjęcia przez Beneficjenta aktywnych działań merytorycznych, niezbędnych dla pozyskania uczestników.
Zasadnym jest więc rozliczanie kosztów rekrutacji w kosztach bezpośrednich, w przypadkach gdy:
1) projekt dotyczy grupy docelowej, do której dotarcie jest utrudnione i wymaga działań bezpośrednich (np. osoby NEET), lub
2) rekrutacja do projektu wymaga merytorycznej weryfikacji wiedzy i umiejętności uczestników celem zakwalifikowania ich do odpowiedniej formy wsparcia, czy na właściwy poziom zaawansowania szkolenia, lub
3) rekrutacja wymaga merytorycznej oceny dokumentów składanych przez uczestnika/ przeprowadzenia wstępnej weryfikacji podmiotu, który ma przystąpić do projektu, np. składanych formularzy w przypadku weryfikacji statusu MŚP lub pomocy publicznej lub pomocy de minimis/weryfikacji istniejącej w danym podmiocie diagnozy potrzeb rozwojowych.
Aktywne działania należy rozumieć szeroko, tj. zarówno jako pozyskiwanie uczestników, jak i weryfikowanie ich kwalifikowalności lub predyspozycji do udziału w projekcie. Natomiast wszelkie inne czynności, nie wymagające aktywnych działań rekrutacyjnych po stronie Beneficjenta, np. działania rekrutacyjne beneficjenta na rzecz własnych pracowników/członków, działania informacyjno-promocyjne, skierowane do szerokiej grupy odbiorców (np. audycje radiowe lub TV) nie mogą być uznane za rekrutację, która mogłaby zostać ujęta w kosztach bezpośrednich.
Beneficjent na etapie aplikowania o środki dofinansowania projektu powinien uzasadnić we wniosku o dofinansowanie kwalifikowalność poszczególnych kosztów rekrutacji w kosztach bezpośrednich projektu, co pozwoli właściwej instytucji na przeprowadzenie analizy zasadności ujęcia kosztów rekrutacji w kosztach bezpośrednich i zatwierdzenie projektu w kształcie prezentowanym przez Beneficjenta.